|
Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.
Документирования конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.
Содержание конфиденциальной информации документируется, зависит от компетенции и функций предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.
Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава выданных документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и установление конкретных лиц, имеющих право подписывать (утверждать) документы и предотвращение необоснованной рассылки документов.
Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.
В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убыткам. Конфиденциальность такой информации создает для ее владельца преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.
Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при условии отсутствия данного критерия нет оснований считать информацию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне.
Подготовка конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут состоять черновики или сразу проекты конфиденциальных документов. При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и т.д.).
Читайте еще
|
