|
Контроль действий учетного персонала в системах учета предприятия заключается в проверке правильности использования плана счетов бухгалтерского учёта, своевременности и правильности ведения учетных регистров, соответствия данных аналитического учета данным бухгалтерского баланса и других форм отчетности. Соответственно, целью такого контроля является обеспечение своевременного качественного выполнения поручений и решения вопросов. Достигать поставленной цели, а именно - контролировать все зарегистрированные документы с заданиями, требующими выполнения, а также контролировать устные поручения и задания руководства позволяют специальные алгоритмы, реализованные в специализированных системах обработки и хранения коммерческой информации.
Контроль над действиями учетного персонала и функционированием системы учета позволяет выявить причины возникновения ошибок в отчетности различных уровней и различного назначения. К таким причинам относятся: умышленное искажение отчетных данных в первичных документах или сводных регистрах; случайное искажения по невнимательности, халатности или незнанию; недостатки системы учета, не учитывают специфики предприятия.
Среди сотрудников подразделений, отвечающих за ведение учёта и подготовку аналитических данных, также могут быть мошенники, которых можно условно разделить на две группы. К первой относятся бухгалтеры, кассиры и другие лица, имеющие право выполнять бухгалтерские проводки и записи. Они, как правило, совершают хищения (или же помогают их совершить) путем внесения изменений в учетные регистры. Ко второй группе относятся лица, работающие в администрации предприятия. Вторые могут совершать мошенничества путем искажения отчетности предприятия, предоставление скидок к цене товара или продукции, манипуляций с переоценкой товарно-материальных ценностей и других действий.
Для борьбы с мошенничеством, которое совершается путем уничтожения ранее выполненных записей или внесением изменений в них, необходимо предоставить доступ к осуществлению записей только специалисту, который выполняет работу на конкретном участке. В конце каждого рабочего дня все рабочие журналы или Журналы регистрации хозяйственных операций должны быть распечатаны и заверены подписями двух независимых друг от друга работников предприятия.
Однако, иногда сама специализированная система обработки и хранения коммерческой информации может стать инструментом для совершения мошенничества. Например, предприятие может вести двойную (теневую) бухгалтерию и хранить ее скрытую часть на компьютере. Такое использование компьютеров очень важно, потому что если любой аудитор может открыть традиционную бухгалтерскую книгу и ознакомиться с ее содержанием, то не каждый из них имеет необходимые знания и опыт работы на компьютере, а если и имеет, то всегда можно сделать невозможным его доступ к секретной информации.
Таким образом, компьютеризация существенно меняет ряд контрольных функций, которые ранее выполнялись специалистами только вручную. Информационная система обеспечивает непрерывный контроль, как за составлением документов, так и текущих учетных записей. Это обусловлено тем, что грамотно построенная информационная компьютерная система обязательно имеет свою внутреннюю структуру и встроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия - снижение вероятности ошибок, как через неграмотность или случайную ошибку пользователя, так через умышленный вред.
Читайте еще
|
