|
Основная цель службы делопроизводства на предприятии - доскональное документальное обеспечение управления, качественное предоставление документно-информационных услуг, своевременная обработка и передача на разные уровни управления необходимой для принятия управленческих решений информации. Вместе с тем, важность качественной организации информационно-документационного обеспечения управления и хранения конфиденциальных данных в ряде предприятий и учреждений страны недооценивается. Делопроизводством занимаются работники с низким уровнем оплаты, случайно или в силу определенных обстоятельств вынужденные работать в этих службах. Кое-где канцелярии выполняют второстепенную роль в аппарате управления, выполняя чисто технические функции (при этом вопросам защиты информации от несанкционированного доступа уделяется мало внимания). Творческая и логически-последовательная работа с документами будто растворяется в деятельности аппарата управления. Делопроизводством и систематизацией конфиденциальных данных занимаются вроде все, но выполняют эту работу в большинстве некачественно и со значительными затратами времени. Даже высококвалифицированные работники, которые получили системное высшее образование и призваны, по сути, решать вопросы управления производством, тратят треть своего рабочего времени на несвойственную им работу с служебными документами, причем низкооплачиваемую.
Подбором информации, обработкой и оформлением уровней доступа к документам сегодня должны заниматься не ведущие специалисты отрасли, те, кто принимает важные управленческие решения, а специально подготовленные для этого другие специалисты - документоведы, информационные аналитики. Насущной стала проблема кардинального изменения роли и места служб делопроизводства в аппарате управления. В современном учреждении необходимо создавать, путем объединения функций канцелярии, секретариата и информационного центра, единственное подразделения информационно-документационного обслуживания с подчинением его первому руководителю. Это подразделение, оснащенное новейшими средствами компьютерной и другой многофункциональной организационной техники, должно выполнять главную обслуживающую функцию управления - совершенное документно-информационное обслуживание принятия управленческих решений. Тогда из такого подразделения можно будет спросить за полноту информации, её хранение, а также за качество обработки сведений и выполнение поставленных задач в установленные сроки.
Создание специализированного подразделения информационно-документационного обеспечения приведет к уменьшению численности аппарата управления и ликвидации излишних должностей. Круг обязанностей его ведущих сотрудников-документоведов, информационных аналитиков и системотехников будет достаточно значительным и многогранным. Их основные функциональные обязанности - вместе с основными специалистами руководящего аппарата активно участвовать в мониторинге релевантной информации, разработке эффективных управленческих решений, ведении контроля и проверке заданий и распоряжений высшего руководства. Для этого они должны уметь работать со всеми видами документной информации, знать особенности автоматизированных систем делопроизводства, документооборота, хранения информации, способов и методов предотвращения рисков утери и разглашения конфиденциальной информации, о новейших средствах оргтехники, особенности унификации и отраслевой стандартизации документно-информационной сферы.
Читайте еще
|
