deHack.ru » Статьи по безопасности » Значение конфиденциальной делопроизводства для обеспечения эффективности и совершенствования управленческой деятельности в бизнесе | |
Особенности современного делопроизводства заключаются прежде всего в широком применении компьютерных систем обработки и печати документов, необходимость соблюдения требований действующих государственных стандартов в этой отрасли, внедрение рациональных приемов работы. Соблюдение стандартов по делопроизводству способствует установлению четкого организационно-технического порядка, искоренению бюрократизма и волокиты. Овладение приемов рациональной работы с документами позволяет сократить время, затрачиваемое на их составление, обработка и поиск, организовывать четкий контроль за прохождением и исполнением документов. Правильно подготовленный и надлежащим образом оформленный документ - это свидетельство культуры исполнителя.
Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяет ряд факторов, прежде всего - его универсальность. Основу информационной сферы любого предприятия, организации, фирмы составляют традиционные машинописные, рукописные, печатные документы. Информация, которую они содержат, может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, переданная) только в результате осуществления ряда делопроизводственных операций. Делопроизводственная операции занимают значительную долю в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени, а в некоторых учреждениях - до 80%.
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованного делопроизводственного процесса специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. Вследствие этого повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.
Делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, способствует укреплению государственной и исполнительной дисциплины. От правильной организации делопроизводства зависит полнота комплектования Национального архивного фонда. Состояние архивного дела в значительной мере зависит от методики и практики делопроизводства.
Совершенствование делопроизводства осуществляют в соответствии с государственными стандартами и основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕДСД), освещенных, в частности, в инструкциях по делопроизводству [2, c. 22].
Развитие компьютеризированных систем управления обусловил разработка и утверждение унифицированных систем документации, Единой системы классификации и кодирования технико экономической информации (ЕСККТИ) [2, c. 22].
Совокупность процессов по созданию документов (документирование) и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности называют делопроизводством. Делопроизводство является функцией управленческой деятельности любого органа управления, где создают и обрабатывают документы. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов.
Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организации работы с конфиденциальными документами и защиту информации, в них находится. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и создания документов, их учет, прохождения, исполнения, отправки, уничтожение, режим хранения, проверку наличия [2, c. 24].
Сущность конфиденциальной делопроизводства обусловливаются ¬ щая его организационные и технологические особенности, к числу основных относятся:
- Четкое регламентирование состава выдаваемых документы и процессы документирования, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
- Обязательный поекземплярний и поаркушний учет всех без исключения документов, проектов и черновиков;
- Максимально необходимое полнота регистрационных данных о каждом документе;
- Фиксация прохождения и местонахождение каждого документа; регламентация общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
- Проведение систематических проверок наличия документов;
- Разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающий правомерно и санкционированное ознакомление с ними;
- Строгие требования к условиям хранения и обращения документов, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
- Регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информации, с его защиты;
- Персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок их обращения
Эти особенности одновременно являются и требованиями к конфиденциальной делопроизводства.
Читайте еще
|