|
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну, имеет определенные особенности. Так, руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Ею может быть работник, для которого работа с документами является основным долгу или ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.
Гриф конфиденциальности означает, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежащий предприятию.
Если информация, которая составляет коммерческую тайну, содержится в документах, которые принадлежат предприятиям-партнерам, то о ее неразглашении должно быть указано в тексте (текстах) договора (договоров) между этими предприятиями.
Если на документе не проставлена гриф и в тексте нет указаний о конфиденциальности, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердили документ, предусматривали все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
Все документы, поступающие с грифом «КТ» (коммерческая тайна), получает ответственное лицо или секретарь-референт, которая обязательно проверяет корреспонденцию на целостность. Если каких-то документов не хватает, то составляют акт (в двух экземплярах, один из которых направляют адресату).
Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.
Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено.
Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами (предоставлен допуск и доступ). Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.
Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись.
Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:
- Изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом« КТ »;
- Выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;
- Размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).
Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия.
Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.
Неотъемлемым аспектом работы с конфиденциальными документами является установление разрешительной системы работы с конфиденциальными документами. Данной системой необходимо предусмотреть порядок санкционирования доступа к документам и носителям с ними как непосредственных работников предприятия, так и деловых партнёров (при необходимости).
Только неукоснительное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.
Читайте еще
|
